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Chatbots für öffentliche Verwaltungen und Unternehmen

viind

Eine Frage an die Stadtverwaltung taucht oft dann auf, wenn das Amt schon geschlossen ist. Welche Unterlagen brauche ich für einen Reisepass? Wo melde ich einen Umzug? Die Antwort steht meist irgendwo auf der Website, ist aber nicht immer leicht zu finden.

viind macht solche Informationen im Gespräch zugänglich. Der Chatbot beantwortet Fragen direkt auf der Website und verweist auf die passende Quelle. Für Bürgerinnen und Bürger wird der Weg zur Auskunft kürzer. Mitarbeitende gewinnen Zeit für Anliegen, die persönliche Unterstützung brauchen.

Entstanden ist viind aus einem Hochschulprojekt in Würzburg. Seit der Gründung 2021 entwickelt das Team seine Plattform für Verwaltungen und Unternehmen weiter.

Gespräch vereinbarenSofort investieren
Wichtige Informationen sind oft schwer zu finden

Viele Fragen, wenig Zeit

Für viele Anliegen gibt es eine Antwort auf der Website einer Stadt oder eines Unternehmens. Doch die Suche beginnt oft bei einer allgemeinen Frage. Wer einen Termin braucht, muss zuerst herausfinden, welche Stelle zuständig ist. Wer ein Formular sucht, kennt dessen genauen Namen vielleicht nicht.

Auf der anderen Seite landen dieselben Fragen immer wieder am Telefon oder per E-Mail. Mitarbeitende erklären Öffnungszeiten, Unterlagen und Abläufe, obwohl diese Informationen bereits veröffentlicht sind. Gerade wenn viel los ist, warten Menschen länger auf eine Antwort und das Team hat weniger Zeit für schwierige Fälle.

Eine gute digitale Auskunft muss deshalb mehr können als Stichwörter finden. Sie sollte eine Frage in Alltagssprache verstehen, zur passenden Information führen und erkennen lassen, woher die Antwort stammt.

Beispiel einer Bürgeranfrage im Chatbot von viind
Viind verbindet häufige Fragen mit passenden Antworten
Ein Chatbot, der Fragen beantwortet

Die Lösung

viind setzt dort an, wo Menschen ihre Frage stellen. Der Chatbot wird in die Website eingebunden. Bürgerinnen und Bürger schreiben in eigenen Worten, was sie wissen möchten, und erhalten eine Antwort mit einem Verweis auf die passende Information. Für einfache Anliegen kann das den Weg durch mehrere Menüs ersetzen.

Die Verwaltung legt fest, auf welche Inhalte der Chatbot zugreifen darf. Dazu gehören die eigene Website und weitere freigegebene Informationen. Wenn sich ein Ablauf ändert, lassen sich die Inhalte pflegen. Häufige Fragen zeigen dem Team außerdem, wo Erklärungen fehlen oder schwer zu finden sind.

viind bietet die Lösung auch über Messenger an. So können Organisationen einen Kontaktweg anbieten, den viele Menschen bereits nutzen. Der Chatbot übernimmt wiederkehrende Auskünfte. Bei Fragen, die eine persönliche Entscheidung oder Beratung erfordern, bleibt der direkte Kontakt mit Mitarbeitenden entscheidend.

MEHR ÜBER VIIND
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Wir wollen Menschen über die Kanäle erreichen, über die sie kommunizieren wollen.
Michael Gabler CEO & Co-Founder viind GmbH
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Das Team von viind vor dem blauen Firmenlogo
DIE MENSCHEN HINTER VIIND

Das Team

viind begann als Hochschulprojekt in Würzburg. Aus der Arbeit an einem digitalen Auskunftssystem entstand 2021 ein Unternehmen. Heute entwickelt das Team die Plattform weiter und bringt sie gemeinsam mit Verwaltungen und Unternehmen in den Alltag.

Dabei geht es nicht nur um die Technik. Antworten müssen verständlich sein, auf verlässlichen Inhalten beruhen und zu den Abläufen der jeweiligen Organisation passen. Das Team arbeitet deshalb an der Verbindung zwischen Produkt und konkretem Einsatz. Was der Chatbot beantworten soll, legen die Organisationen selbst fest.

Porträt von Matthias Clad, Mitgründer von viind
CEO & Co-Founder

Matthias Clad

Matthias studierte Medizinische Robotik an der NTNU in Norwegen. Neben dem Studium gründete er eine Marketingfirma und reiste für Filmaufnahmen in mehr als 16 Länder auf fünf Kontinenten. 2021 schloss er seinen MBA am Collège des Ingénieurs ab. Bei viind kümmert er sich um Strategie, Marketing und die Beziehungen zu Kunden.
Porträt von Michael Gabler, Mitgründer von viind
CEO & Co-Founder

Michael Gabler

Michael absolvierte sein Masterstudium der Informatik an der Universität Würzburg. Neben seiner Forschung zu künstlicher Intelligenz und Sprachverarbeitung arbeitete er mehrere Jahre als selbstständiger IT-Berater. Außerdem war er als Dozent tätig. Bei viind bringt er seine Erfahrung in der Softwareentwicklung und im Umgang mit Sprache ein.
EIN BEISPIEL AUS MEMMINGEN

Viind im Einsatz

Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Stadt Memmingen. Sie führte 2024 gemeinsam mit viind den Chatbot „emmi“ ein. Er ist in die Website der Stadt eingebunden und beantwortet Fragen von Bürgerinnen und Bürgern auch außerhalb der Öffnungszeiten. Ziel des Projekts war ein schnellerer Zugang zu städtischen Informationen und Onlinediensten.

Für die Verwaltung beginnt die Arbeit vor dem ersten Chat: Inhalte müssen ausgewählt, geprüft und so aufbereitet werden, dass der Chatbot verlässlich antworten kann. Danach zeigt der laufende Betrieb, welche Fragen besonders häufig gestellt werden und wo Informationen fehlen. Das Praxisbeispiel aus Memmingen beschreibt genau diese Vorbereitung und Einführung.

Das Projekt macht deutlich, wie viind seine Plattform einsetzt. Der Chatbot beantwortet wiederkehrende Fragen, während Mitarbeitende weiterhin für Anliegen erreichbar bleiben, die eine persönliche Klärung brauchen.

ZUM PRAXISBEISPIEL
Büro von viind in Würzburg

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Verfügbarkeit

Einzelinvestitionen, die sich nur auf dieses Startup beziehen, ermöglichen wir ab 10.000 €. Wenn du eine kleinere Summe investieren möchtest, schlagen wir vor, mehrere Investitionen als Portfolio zu bündeln.
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Investment möglich
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Ansprechpartner

Sascha Krüger
Investor Relations
Sascha Krüger
Sascha freut sich darauf, dir mehr über viind zu erzählen.
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Darum haben wir investiert

Behörden müssen für Bürgerinnen und Bürger erreichbar sein, auch wenn Telefone besetzt oder Ämter geschlossen sind. Gleichzeitig fehlen vielerorts Fachkräfte. viind hilft, wiederkehrende Anfragen über Webchat, Telefon und WhatsApp zu beantworten und Menschen zu Formularen oder Terminen zu führen. So bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für Anliegen, die eine persönliche Klärung brauchen.

Uns überzeugt der klare Fokus auf die öffentliche Verwaltung. Hier reicht ein allgemeiner Chatbot nicht aus. Datenschutz, ein verlässlicher Betrieb und die Einbindung in bestehende Abläufe sind entscheidend. viind setzt auf Hosting in Deutschland und kann seine Software durch ein strukturiertes Onboarding zügig einführen.

Auch das Geschäftsmodell passt: Die Plattform wird als modularer Softwaredienst angeboten. Laufende Verträge sorgen für wiederkehrende Umsätze, weitere Funktionen können bei bestehenden Kunden ergänzt werden. Hinter dem Produkt stehen Matthias Clad mit Erfahrung in Strategie und Kundenarbeit und Michael Gabler mit Fachwissen in Informatik und Sprachverarbeitung. Wir sehen darin eine gute Verbindung aus einem konkreten Bedarf in der Verwaltung und einem skalierbaren Unternehmen.

Das Spinnendiagramm ist ein Platzhalter. Die Bewertung von viind wird ergänzt, sobald die Daten vorliegen.

  • Idee

    Die Idee hinter viind ist einfach: Menschen sollen eine Frage so stellen können, wie sie sie auch am Telefon stellen würden. Die Antwort soll auf den Informationen der zuständigen Organisation beruhen und zur richtigen Stelle führen. Das hilft besonders dann, wenn jemand den Namen eines Formulars oder die Verwaltungsstruktur nicht kennt.

    Für Verwaltungen ist das mehr als ein zusätzliches Chatfenster. Sie können häufige Fragen rund um die Uhr beantworten lassen und sehen, welche Themen immer wieder auftauchen. Dadurch wird sichtbar, welche Informationen auf der Website verbessert werden sollten.

  • Geschäftsmodell

    viind bietet seine Chatbot-Plattform als Softwaredienst an. Eine Verwaltung oder ein Unternehmen richtet den Dienst für die eigenen Informationen ein und zahlt anschließend eine laufende Gebühr. Nach Angaben des Bundeswirtschaftsministeriums hängt diese unter anderem vom gebuchten Funktionsumfang ab. Für Kommunen spielt auch die Größe des Einzugsgebiets eine Rolle.

    Der Kunde entscheidet, welche Inhalte der Chatbot nutzen darf. viind stellt die technische Plattform bereit und unterstützt bei der Einrichtung. Ändern sich Öffnungszeiten oder Abläufe, können die Informationen aktualisiert werden. Damit bleibt der Chatbot an die Organisation gebunden, statt allgemeine Antworten ohne Bezug zum konkreten Anliegen zu geben.

  • Team

    Der Ursprung von viind liegt in einem Hochschulprojekt in Würzburg. Aus der ersten Anwendung entwickelte das Team ein Produkt, das Verwaltungen selbst mit ihren Informationen betreiben können. Dafür braucht es Verständnis für Software und für die Menschen, die täglich mit Fragen von Bürgerinnen und Bürgern arbeiten.

    Die Arbeit endet nicht mit der Einrichtung eines Chatbots. Wenn eine Frage unbeantwortet bleibt, müssen Inhalte ergänzt oder Abläufe klarer beschrieben werden. Genau diese Rückmeldungen aus dem Einsatz helfen dem Team, die Plattform weiterzuentwickeln.

  • Timing

    Viele Verwaltungen bauen ihre digitalen Angebote aus. Oft sind die Informationen bereits online, aber aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger schwer zu finden. Gleichzeitig müssen Beschäftigte wiederkehrende Fragen beantworten und sich um Fälle kümmern, die mehr Aufmerksamkeit brauchen.

    Ein Chatbot kann zwischen diesen beiden Seiten vermitteln. Er macht vorhandene Inhalte in Alltagssprache erreichbar und entlastet den ersten Kontakt. Dass viind ohne zusätzliche App direkt auf Websites und über gängige Messenger genutzt werden kann, senkt die Hürde für den Einstieg. Entscheidend bleibt, ob die Antworten im laufenden Betrieb aktuell gehalten werden.

Steckbrief

Basisdaten

Gründung
03.05.2021
Standort
Würzburg
Handelsregister
HRB 15651 / Würzburg

Informationen zur Unternehmensentwicklung

capacura gibt mindestens jährlich (oft quartalsweise) eine Information zur jeweiligen Unternehmensentwicklung. Im Folgenden findest Du diese Berichte und - wenn verfügbar - weitere, unterstützende Dokumente.

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